Team building, séminaire, conférence ou évènement promotionnel, les opportunités pour une entreprise de convier son personnel et ses partenaires à une soirée sont multiples. Pour vous permettre de réussir avec brio vos soirées d’entreprise, cet article vous livre les secrets de leur organisation.
La première chose à faire bien évidemment c’est de définir quels seront les objectifs d’organisation soirée d’entreprise. À cette étape, il vous faudra tout simplement établir de façon claire ce que doit permettre d’accomplir cette soirée d’entreprise. S’il s’agit de resserrer les liens de vos équipes alors du team building est à l’ordre du jour. S’il faut par contre que votre entreprise gagne en notoriété alors vous visez le séminaire ou le gala promotionnel. Une soirée d’entreprise est une arme à manier avec prudence puisque rater cet évènement ou en faire usage trop souvent pourrait nuire à votre réputation.
Une fois les objectifs de la soirée définis, il est temps de rendre les choses un peu plus concrètes. Quoi de mieux pour cela qu’une date fixée et claire pour tous. La date de l’évènement ne doit pas être trop proche, afin de ne pas donner à votre soirée un air précipité et de permettre à tous les participants d’être présents. Vous vous offrez également plus de temps dans l’organisation de la soirée en choisissant une date assez éloignée. En outre, pour le choix de votre date, il est recommandé d’éviter les dates particulières comme celles d’évènements politiques ou sportifs. Les jours fériés sont également à éviter et ajoutez autant que possible les vacances scolaires à cette liste d’exclusions. Il s’agit là de moments que vos employés et partenaires préféreraient passer à se relaxer soit seuls ou en famille.
Personne n’organise une soirée sans prévoir des activités pour occuper ses invités. C’est pareil lorsqu’il s’agit d’un évènement d’entreprise. Mieux encore, il est nécessaire pour une soirée d’entreprise réussie que vos partenaires et employés aient leur lot de divertissement. Spectacle de danse ou magie, mini-concert ou dégustation de vin, il vous revient de mettre en place les activités qui feront oublier le passage du temps à tous les participants impliqués dans la soirée. Si vous vous trouvez décidément à court d’idées, une solution simple est de demander la participation de vos employés à l’aide d’une simple boîte aux suggestions pour la soirée. N’oubliez pas vous aussi d’y prendre du plaisir.
Le choix du lieu de réception pour votre soirée devrait être l’étape la plus facile de toute votre organisation. Il s’agit là de prendre en compte les objectifs de la soirée et de décider d’un lieu qui soit en ligne avec eux et les activités que vous comptez y réaliser. Vous devrez également choisir un lieu qui à la date retenue pour la soirée sera toujours facile d’accès et utilisable. Il est recommandé d’éviter un endroit trop reculé, mais d’opter autant que possible pour un cadre unique ou peu commun pour les participants à la soirée. Veillez également à ce que le lieu de votre choix soit en lien avec la thématique de votre entreprise et sa vision. Prendre en compte tous ces paramètres, restreint les possibilités de façon considérable vous rendant le choix beaucoup plus aisé.
La dernière étape de votre organisation consiste à finaliser les derniers détails susceptibles d’affecter le déroulement de la soirée. S’il faut commander de la nourriture pour les invités alors il est temps de vous décider. Bien entendu, étant une soirée il faudra alors opter pour un buffet plutôt qu’un repas léger.
C’est également le moment pour vous de décider des mesures de sécurité à faire appliquer le jour de l’évènement. Trop de soirées sont gâchées par une négligence au niveau des mesures de sécurité. Organiser une équipe professionnelle et expérimentée pour la sécurisation du lieu d’évènement peut vous éviter plus d’ennuis que vous ne pourriez le croire.
